Teil 1: Datenschutzinformation für Geschäftspartner, Mieter, Kunden und Interessenten

Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen. Gültig ab 01.09.2023. Diese Datenschutzrichtlinie gilt nicht für personenbezogene Daten, die über unsere Karriereseite bezogen werden.

Soweit in dieser Datenschutzinformation die Rede ist von „wir“, „uns“ und „unser/e“, so ist damit der jeweils für die Datenverarbeitung Verantwortliche gemeint. Die Kontaktdaten des jeweiligen Verantwortlichen sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/-beraters finden Sie hier. Bei Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit vertrauensvoll an den jeweiligen Verantwortlichen oder an den angegebenen Datenschutzbeauftragten/-berater wenden.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren Bestimmungen der DSGVO, des DSG, der UK GDPR sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften ("Datenschutzgesetzgebung") (Details im Folgenden). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich massgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Weitere Einzelheiten oder Ergänzungen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen, einer Einwilligungserklärung und/oder anderen Ihnen bereitgestellten Informationen (z. B. im Rahmen der Nutzung unserer Website oder unserer Geschäftsbedingungen) entnehmen. Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden.

2.1   Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Massnahmen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen und zur Ausführung Ihrer Aufträge sowie zur Durchführung von Massnahmen und Tätigkeiten im Rahmen vorvertraglicher Beziehungen z. B. mit Interessenten. Insbesondere dient die Verarbeitung damit der Erbringung von Dienstleistungen entsprechend Ihren Aufträgen und Wünschen und von Immobiliendienstleistungen wie der Vermittlung, der Vermietung, dem Verkauf und dem Ankauf von Immobilien entsprechend Ihren Aufträgen und Wünschen und umfasst die hierfür notwendigen Dienstleistungen, Massnahmen und Tätigkeiten. Dazu gehören im Wesentlichen die vertragsbezogene Kommunikation mit Ihnen, die entsprechende Abrechnung und damit verbundene Zahlungstransaktionen, die Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie die Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation, Verbesserung der Nachhaltigkeit u.a. durch Optimierung der Verbrauchsdaten (Wärme, Energie, Wasser und Abfall) der Immobilie, Kulanzverfahren, Massnahmen zur Steuerung und zur Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten, Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen (z. B. Muttergesellschaft); statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung, Kostenerfassung und Controlling, Berichtswesen, interne und externe Kommunikation, Notfallmanagement, Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen, Risikomanagement, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Gewährleistung der IT-Sicherheit (u. a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts (z. B. durch Zutrittskontrollen); Gewährleistung der Integrität, der Authentizität und der Verfügbarkeit der Daten, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision). 

2.2   Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen:

• der Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden;
• der Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten;
• der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zur Betrugs- und zur Geldwäscheprävention sowie zur Verhinderung und zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung, vermögensgefährdender Straftaten, Abgleich als Verpflichtete i. S. d. Geldwäschegesetzes. Dazu zählen u. a. die Identifizierung von Geschäftspartnern und wirtschaftlich Berechtigten und deren Überprüfung ggf. die Identitäts- und Altersprüfung;
• Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten;
• der Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden;
• örtlichen/gerichtlichen Massnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, der Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche.

2.3   Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. des Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:

• der Werbung oder der Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;
• der Einholung von Auskünften sowie des Datenaustausches mit Auskunfteien, soweit dies über unser wirtschaftliches Risiko hinausgeht;
• der Prüfung und der Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
• der Einführung und der Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie bestehenden Systemen und Prozessen;
• der Verbesserung der Nachhaltigkeit der Immobilie u.a. durch Optimierung der Verbrauchsdaten (Wärme, Energie, Wasser und Abfall);
• der Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Due Diligence bei Unternehmensverkaufsverhandlungen;
• der Refinanzierung durch ein anderes Institut;
• des Abgleiches mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten, soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend;
• der Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder Recherche öffentlich zugänglicher Daten;
• statistischer Auswertungen oder der Marktanalyse, des Benchmarking;
• der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und der Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
• der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismässig hohem Aufwand möglich ist;
• der Entwicklung von Scoring-Systemen oder automatisierten Entscheidungsprozessen;
• der Verhinderung und der Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschliesslich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben;
• der Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend;
• interner und externer Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen;
• evtl. des Mithörens oder des Aufzeichnens von Telefongesprächen zur Qualitätskontrolle und zu Schulungszwecken;
• des Erhalts und der Aufrechterhaltung von Zertifizierungen privatrechtlicher oder behördlicher Natur;
• der Sicherstellung und der Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Massnahmen wie auch durch Videoüberwachungen zum Schutz unserer Kunden und unserer Mitarbeiter sowie zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten und deren Verhinderung.

2.4  Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Marketingzwecke) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der anwendbaren Datenschutzgesetzgebung uns gegenüber erteilt worden sind. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert.

Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmässig.

Soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, verarbeiten wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten (z. B. Auskunfteien, Adressverlagen) zulässigerweise erhaltene personenbezogene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Telefonverzeichnissen, Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Presse,

Internet und anderen Medien) zulässigerweise entnommen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen.

• Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein:
• Personendaten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand,
• Beruf/Branche und vergleichbare Daten);
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse);
• Telefonnummer und vergleichbare Daten;
• Adressdaten (Meldedaten und vergleichbare Daten);
• Zahlungs-/Deckungsbestätigung bei Bank- und Kreditkarten;
• Informationen über Ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten inklusive Scorings, also Daten zur Beurteilung des wirtschaftlichen Risikos);
• Kundenhistorie;
• Daten über Ihre Nutzung der von uns angebotenen Telemedien (z. B. Zeitpunkt des Aufrufs unserer Webseiten, Apps oder Newsletter, angeklickte Seiten/Links von uns bzw. Einträge und vergleichbare Daten);
• Videodaten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt ausschliesslich unter Wahrung der anwendbaren Datenschutzgesetzgebung und nur soweit die Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb unserer Organisation erhalten nur jene Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

• Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschliesslich im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung;
• zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, zur Meldung oder zur Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt;
• soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z. B. externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, Controlling, Datenscreening für Anti-Geldwäschezwecke, Datenvalidierung bzw. -plausibilitätsprüfung, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Kundenverwaltung, Lettershops, Marketing, Medientechnik, Research, Risikocontrolling, Abrechnung, Telefonie, Webseitenmanagement, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Logistik);
• aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten für oben unter Ziffer 2.3 genannte Zwecke (z. B. an Behörden, Auskunfteien wie z.B. Schufa AG oder Intrum AG, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, Kreditinstitute, konzernangehörige Unternehmen und Gremien und Kontrollinstanzen);
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das schliesst auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs-und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Gesellschafts- und dem Handelsgesetz und den aufsichtsrechtlichen Bestimmungen sowie den Steuergesetzen ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. zur Dokumentation können bis zu zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus betragen.

Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, z. B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmässig gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2.3 aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z. B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismässig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen ausgeschlossen ist.

Eine Datenübermittlung an Stellen in einem anderen Staat als dem, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat (sogenanntes Drittland) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung eines Auftrages/Vertrags von bzw. mit Ihnen erforderlich sein sollte, es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Die Empfänger Ihrer Daten können sich in der Schweiz, dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), in UK, in den USA sowie in jedem anderen Land der Welt befinden. 

Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der  Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Drittland oder für spezifische Sektoren in dem Drittland kein Beschluss der EU-Kommission oder der für das Land zuständigen Datenschutzbehörde, in dem die datenübermittelnde Stelle ihren Sitz hat, über ein im Drittland bestehendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, können entsprechende Verträge (wie z.B. EU-Standardverträge) und zusätzliche Massnahmen als Grundlage für die Übermittlung zum Einsatz kommen. Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien und zu der Möglichkeit, eine Kopie von Ihnen zu erhalten, können auf Anfrage bei dem jeweiligen Verantwortlichen oder beim Datenschutzbeauftragten/-berater angefordert werden.

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Aufnahme und die Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag zu schliessen oder auszuführen. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Geschäftsbeziehung erforderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre Daten teilweise mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

Um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können, setzen wir ggf. Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Produktgestaltung, Kommunikation und Werbung einschliesslich Markt- und Meinungsforschung.

Ebenfalls können solche Verfahren eingesetzt werden, um Ihre Bonität und Kreditwürdigkeit bewerten zu können, sowie zur Geldwäsche- und zur Betrugsbekämpfung. Zur Beurteilung Ihrer Bonität und Kreditwürdigkeit können sog. «Score-Werte» genutzt werden. Bei einem Scoring wird die Wahrscheinlichkeit unter Nutzung mathematischer Verfahren berechnet, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäss nachkommen wird. Solche Score-Werte unterstützen uns somit z. B. bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit und der Entscheidungsfindung im Rahmen von Produktabschlüssen und fliessen in unser Risikomanagement ein. Die Berechnung beruht auf mathematisch-statistisch anerkannten und bewährten Verfahren und erfolgt auf Grundlage Ihrer Daten, insbesondere Einkommensverhältnisse, Ausgaben, bestehende Verbindlichkeiten, Beruf, Arbeitgeber, Beschäftigungsdauer, Erfahrungen aus der bisherigen Geschäftsbeziehung, vertragsgemässe Rückzahlung früherer Kredite sowie Informationen von Kreditauskunfteien.

Nicht verarbeitet werden hierbei Angaben zur Staatsangehörigkeit sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen.

So haben Sie das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (ggf. mit Einschränkungen nach nationalem Recht) zu erhalten.

Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder allfällige Einschränkungen nach nationalem Recht) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.

Sie können von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.

Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden müssen. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.

Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (vgl. Ziffer 2.4).

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an den jeweiligen Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten/-berater zu richten.

Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an den jeweiligen oben angegebenen Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten/-berater adressiert werden.

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf der Grundlage einer Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Ihre Rechte und Ihre Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten. Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an den jeweiligen in Ziffer 1 genannten Verantwortlichen
gerichtet werden.